Yleinen

Kuinka järjestää onnistunut kokous? Näin sen teet

Onnistunut kokous on monen asian summa. Hyvin valmistellulla kokouksella teet vaikutuksen ja luot hedelmällisen pohjan yhteistyölle. Kokouksen onnistumiseen voi vaikuttaa useilla käytännön seikoilla.

Miten järjestät hyvän kokouksen?

 

Hyvän kokouksen ainekset

Kokouksen suunnittelussa tärkeää on huomioida riittävä taukojen määrä. Jos kokouksessa ei ole mahdollisuutta pitää pidempää taukoa, jo viiden minuutinkin tauko katkaisee ohjelmaosuutta sopivasti. Pienen jaloittelun jälkeen osallistujat pystyvät taas paremmin keskittymään kokouksen seuraavaan aiheeseen. Muista myös tarjota tauon aikana juotavaa, vähintäänkin raikasta vettä.

Esimerkiksi kolme tuntia kestävä seminaarityyppinen tapahtuma, jossa tapahtuman aluksi on tarjoiluna kahvia ja pullaa. Tapahtuma vaatisi vähintään yksi tai kaksi taukoa tapahtuman aikana. Ideaali olisi pitää tauko aina 45-50 minuutin välein. Muista myös, että ihmisiä ei saa koskaan istuttaa kuivin suin, vaan aina pitää olla vähintään vettä tarjolla koko tilaisuuden ajan.

Muista siis:

  •  Pidä aina juotavaa tarjolla kokouksen ajan sekä tauoilla.
  •  Pidä sopivasti taukoja. Aina 45-50 minuutin välein.

 

Erilaiset kokoustyypit

Kokousta järjestettäessä on hyvä miettiä mikä on kokouksen aihe ja tarkka agenda, sen ensisijainen tavoite sekä mitä kokoukselta halutaan. Jos kokouksen tarkoitus on jakaa tietoa, kannattaa tila järjestää luokkamuotoon, jossa ihmiset istuvat ja katsovat puhujaan päin. Tällöin on hyvä järjestää osallistujille myös työskentelytilaa, jotta muistiinpanojen tekeminen on helpompaa.

Jos kokouksessa ihmiset ovat toisilleen ennestään tuntemattomia ja kokouksessa on tarpeen ”tiimiyttää” porukkaa, kannattaa tilaan muodostaa pienempiä pöytäryhmiä. Pöydissä kannattaa olla maksimissaan 4-6 ihmistä yhdessä pöydässä. Myös ohjelma kannattaa rakentaa tämän tyyppiseen kokoukseen niin, että aikaa jää keskustelulle myös pöytäkunnittain. Kokoukseen olisi hyvä järjestää myös aktiivisempaa osuutta, eli aktivoida porukka hetkittäin seisomaan ja tutustumaan muidenkin ryhmien jäseniin. Tällöin ihmiset saavat mahdollisuuden verkostoitua ja vaihtaa ajatuksia. Tämän tyyppisellä pöytäjärjestelyllä voit olennaisesti edesauttaa verkostoitumista.

Jos kokous on teemaltaan lyhyt tietoisku, riittää tilajärjestelyksi tuolipaikat. Pystypöydät toimivat myös tällaisissa tilanteissa, sillä niiden ympärillä osallistujat voivat seisoskella ja ottaa samalla juotavaa. Tilaratkaisu kannustaa verkostoitumiseen ja rennompaan keskusteluun. Pystypöydät toimivat kokouspöytien apuna melkein missä vain kokouksessa.

Kun kokouksen tarkoitus on saada tekemistä tiiviimmäksi noin 10-30 hengen työryhmätyöskentelyssä, hyvä ratkaisu on yksi yhtenäinen ja leveä työpöytä, jonka ympärille kaikki mahtuvat. Tällöin kaikki osallistujat näkevät ja kuulevat koko ajan toisensa. Tällaisissa ratkaisussa 30 henkilöä on jo maksimimäärä, mutta pienempien porukoiden kanssa tällainen toimii erinomaisesti. Huomioitavaa onnistuneen kokouksen järjestelyissä on myös, että kokouskutsut menevät ajoissa oikeille henkilöille ja kutsu sisältää myös tarkan agendan sekä miten osallistujien mahdollisesti odotetaan valmistautuvan tilaisuuteen.

 

Muista siis:

  • Mieti kokoukselle aihe ja tavoite. Tilan järjestelyt tehdään aina kokouksen tavoitteiden mukaan
  • Anna riittävillä tauoilla ihmisille mahdollisuus verkostoitumiseen ja jaloitteluun
  • Käytä pystypöytiä kokouspöytien lisäksi tarpeen mukaan
  • Kutsu kokoukseen oikeat henkilöt

 

Tärkeysjärjestys kokouksen suunnittelussa

Kun olet määritellyt kokouksen aiheen ja olet valinnut pöytäjärjestelyt tavoitteiden pohjalta, mieti seuraavaksi kokouksen ohjelma. Suunnittele ohjelman rakenne, aikataulut ja taukojen paikat. Mieti myös tarjoilut: mitä syötävää ja juotavaa on tarjolla koko kokouksen ajan ja mitä tarjoiluja on taukojen aikana. Suunnittele ja varmista tarvittava tekniikka ja kokoustarvikkeet, jotta voit tarkentaa tiloja hankkiessa. Informoi myös osallistujia jo ennakkoon päivän agendasta.

Tärkeysjärjestys:

a. Kokouksen tavoite

b. Pöytäjärjestys

c. Ohjelman rakenne

d. Informoi osallistujia ennakkoon päivän agendasta

Kolme ekstravinkkiä kokouksen järjestämiseen:

  1. Varaa aikaa verkostoitumiselle. Verkostoitumisen merkitystä ei kannata aliarvioida varsinkaan silloin, kun ihmiset ovat toisilleen ennalta tuntemattomia. Kirjoita kokouskutsuun agendan ohella tieto, missä vaiheessa kokouksessa on mahdollisuus verkostoitumiselle. Välillä tämä osuus on se mikä houkuttaa vieraat osallistumaan kokoukseen.
  2. Suunnittele kokouksen tarjoilut erilaiset tarpeet huomioiden. Yhä enenevissä määrin ihmiset haluavat syödä arjessaan terveellisemmin. Laita siis tarjolle perinteisen pullan ja kahvin oheen terveellisempi myös vaihtoehto. Tällä tavoin huomioit erilaisten ihmisten tarpeet. Mikäli kokouksen aikataulu ja agenda on tiukka ja tarjoilut nautitaan kokoustamisen lomassa, varaa tarjoiluiksi esimerkiksi smoothiet ja kahvi/tee virvokkeet tai muuta, jota on helppo nauttia keskustelun aikana.
  3. Älä suunnittele kokoukseen liikaa ohjelmaa. Ihmisiä ei ole hyvä istuttaa liian kauan aikaa paikallaan. Keskity kokouksessa olennaiseen, tämä on myös hyvän kokouksen yksi tärkeimmistä asioista.

 

Esimerkki kokouksen hintatasosta:

Kokouspakettien hinnat riippuvat hyvin paljon tarjoilujen sisällöstä ja tarvittavasta tilasta sekä aikataulusta. Rauhalassa ja Voimala 1889 ravintoloissa kahvikokouspakettien hinta on alkaen 14 per hlö. Pakettiin kuuluu tilojen käyttö, kokoustekniikka ja halutut kokoustarjoilut.

Kokopäivän kokouspaketin hinta on alkaen 35€/hlö. Kokopäivän kokous sisältää aamu -ja iltapäiväkahvien lisäksi monipuolisen lounaan Ravintola Rauhalan buffetista.

Systemaattisella ja johdonmukaisella tavalla edeten, kokouksen järjestäminen on helppoa ja mukavaa!

 

Antoisia kokoushetkiä!

* Anne, ravintoloitsija